App-Einstellungen:
Für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wurde im Portal eine Firmengruppe angelegt, die Sie jetzt übernehmen möchten, um sie nach Ihren Wünschen einzurichten und sich in der Community mit Ihren Stärken und Kompetenzen darzustellen.
- Klicken Sie ganz oben im Portal auf "Gruppen" und dann in der App-Leiste auf den Filter "Firma/Organisation". Hier bekommen Sie alle Gruppen vom Gruppentyp Firma (Company) angezeigt.
- Um Ihre Firmengruppe zu finden, scrollen Sie in der Liste nach unten oder benutzen Sie die Suchfunktion Ihres Browsers (Strg+F).
- Sollte Ihre Firmengruppe hier nicht angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer korrekten Firmen-E-Mail-Adresse (zum Beispiel max.meyer@IhreFirma.de) im Portal angemeldet sind. Sollten Sie trotzdem Ihre Gruppe nicht sehen können, wenden Sie sich bitte an das Portal-Team, zum Beispiel über die Funktion "Feedback abgeben" ganz unten auf der Seite.
- Haben Sie Ihre Firmengruppe in der Gruppenliste gefunden, so klicken Sie auf den Namen, um Sie zu öffnen. Sie gelangen dann als erstes zur Gruppenübersicht.
- Um die folgenden Anleitungen umsetzen zu können, müssen Sie Administrator Ihrer Firmengruppe sein, da Sie als normales Gruppenmitglied die Funktionen für den Administrator nicht angezeigt bekommen.
Beginnen Sie damit, Ihre Gruppe einzurichten, indem Sie den Headerbereich visuell und inhaltlich gestalten:
- Firmenlogo: Sofern noch nicht vorhanden, laden Sie ein Firmenlogo (Abb. Ziffer 1) hoch und, wenn Sie möchten, ein
- Hintergrundbild für den Header (Abb. Ziffer 3).
- Für eine schrittweite Anleitung klicken Sie bitte hier.
- Absatz bearbeiten (Abb. Ziffer 2):
- Geben Sie im Header in dem Feld "Beschreibung" anstelle Ihres Firmennamens eine kurze Beschreibung Ihrer Firma an. Diese wird im Header und in der Gruppenliste angezeigt und sollte nicht länger als ein Satz sein. Für ausführlichere Beschreibungen nutzen Sie den Platz im Content-Bereich der Übersichtsseite und im Firmenprofil.
- Stellen Sie im Feld "Sichtbarkeit" ein, für wen Ihre Gruppe in der Gruppenliste sichtbar sein soll.
- Sobald Sie ein Logo und eine Beschreibung für Ihre Firmengruppe eingegeben haben, sollten Sie hier die Option "Öffentlich (mit Account)" angeben, damit Sie im Netzwerk sichtbar sind.
- Sie können auch "Öffentlich (ohne Account)" wählen, so dass Ihre Grupe auch für nicht registrierte Benutzer im Internet sichtbar ist.
- Die Sichtbarkeit bezieht sich nur auf die Anzeige Ihrer Gruppe in der Gruppenliste und die erste Seite "Übersicht". Alle weiteren Gruppeninhalte sind standardmäßig so konfiguriert, dass sie nur für Gruppenmitglieder angezeigt werden, solange bis Sie die Zugriffsrechte ändern. Dies können Sie für jede App individuell einrichten.
Die Übersichtsseite ist die virtuelle Eingangshalle Ihrer Firma. Wenn ein Benutzer Ihre Firmengruppe in der Gruppenliste anklickt, gelangt er als erstes auf diese Seite, unabhängig davon, ob er Mitglied der Gruppe ist oder die Berechtigung hat, weitere Inhalte Ihrer Gruppe zu sehen.
Als Gruppen-Administrator können Sie hier eine ausführlichere Beschreibung Ihrer Firmengruppe eingeben, indem Sie auf "Absatz bearbeiten" klicken. Wir empfehlen, hier
Als Gruppen-Administrator können Sie hier eine ausführlichere Beschreibung Ihrer Firmengruppe eingeben, indem Sie auf "Absatz bearbeiten" klicken. Wir empfehlen, hier
- einen Absatz zu den Kernkompetenzen Ihrer Firma / Organisation einzutragen und
- einen zweiten Absatz dazu, wie Sie sich hier im Portal positionieren wollen: Warum sind Sie Mitglied? Mit wem möchten Sie sich vernetzen? Was möchten im Netzwerk erreichen, was suchen Sie und was bieten Sie an? Laden Sie andere Benutzer ein, auf Sie zuzugehen, wenn Sie ein bestimmtes Anliegen haben.
Als Administrator finden Sie links in Ihrer Gruppe einen Absatz "Admin-Funktionen" und dort den Link "Ansicht konfigurieren". Bitte rufen Sie diesen Punkt auf, um sich mit den Einstellungsmöglichkeiten vertraut zu machen.
App Reihenfolge
- Untergruppen anzeigen: Nur relevant, wenn Sie mit Ober- und Untergruppen arbeiten. Diese müssen Stand heute vom Portaladministrator angelegt werden und bieten keine Zusatzfunktionalität.
- Gruppenübersicht verbergen: Jede Gruppe verfügt standardmäßig über die Eingangs-App "Übersicht" als erste App in der App-Leiste. Wenn Sie diese verbergen, wird sie ausgeblendet und die nächste App, von links nach rechts gezählt, rückt an die Stelle der Übersichts-App. Wenn Sie sich entscheiden, die Gruppenübersicht auszublenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Zugriffsrechte für die "nachrückende" App so eingestellt haben, dass sie auch von den Besuchern Ihrer Gruppe gesehen wird. Wir empfehlen, dass Sie hier eine Pages-App einsetzen und die Lese-Bereichtigungen auf "Öffentlich (mit oder ohne Account)" einstellen. Sie sollten die Gruppenübersicht nur ausblenden, wenn Sie einen besonderen Bedarf haben, Ihre Gruppen-Startseite besonders individuell zu gestalten. Mehr dazu im Kapitel "Gruppen / Mitglieder Hilfe".
- Einstellung der Administratoren und Moderatoren Anzeige: In der Übersicht werden standardmäßig die Administratoren und Moderatoren Ihrer Gruppe angezeigt. Hier können Sie diese ein- und ausblenden.
- Gruppeninfos verbergen und nur bei Mouseover anzeigen: Im Header Ihrer Gruppen wird standardmäßig eine Kurzbeschreibung angezeigt sowie Informationen darüber, ob es sich um eine offene oder geschlossene Gruppe handelt, wie die Sichtbarkeit der Gruppe eingestellt ist und um welchen Gruppentyp es sich handelt. Insbesondere, wenn Sie ein Hintergrundbild in Ihrer Gruppe verwenden möchten, kann es schöner sein, diese Informationen auszublenden. Sie werden dann nur angezeigt, wenn Sie mit der Maus über diesen Bereich fahren.
- Hinweis über fehlende Gruppenmitgliedschaft anzeigen: Wenn jemand kein Mitglied Ihrer Gruppe ist, die Gruppe aber in der Gruppenliste sehen kann (Sichtbarkeit: Öffentlich (mit oder ohne Account)), bekommt er, wenn er die Gruppe anklickt, nur die Übersichtsseite angezeigt. Damit der Benutzer nicht enttäuscht darüber ist, dass sich in der Gruppe scheinbar kaum Informationen befinden, bekommt er als Nicht-Mitglied einen Hinweis angezeigt, dass er kein Mitglied ist und deshalb möglicherweise nicht alle Inhalte der Gruppe sehen kann. Möchten Sie, dass dieser Hinweis für Ihre Gruppe nicht angezeigt wird, deaktivieren Sie dieses Kästchen.
- Mitgliedschaftsanfragen ermöglichen: Möchten Sie, dass Benutzer, die noch nicht Mitglied Ihrer Gruppe sind, um Aufnahme in die Gruppe bitten können? Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, wird für Nicht-Mitglieder ein entsprechender Button angezeigt, auf sie klicken können, um die Aufnahme in Ihre Gruppe zu beantragen. Handelt es sich um eine offene Gruppe, bekommen Sie keine Anfrage sondern der Benutzer wird sofort Mitglied, wenn er den Button anklickt.
App Reihenfolge
- Hier können Sie einstellen, in welcher Reihenfolge die Apps in Ihrer Gruppe angezeigt werden sollen. Dabei zählt die Übersicht nicht mit bzw. hat den Stellenwert Null "0". Tragen Sie in den Feldern rechts vom App-Namen eine Zahl ein, so wird die App an der entsprechenden Stelle, von links nach rechts gezählt, angezeigt.
- Rechts von der Gruppenübersicht finden Sie in Ihrer Firmengruppe die App "Stammdaten". Hier wurden beim Anlegen Ihrer Gruppe bereits einige Basis-Informationen für Sie vorausgefüllt.
- Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen über Ihr Unternehmen einzutragen. Fahren Sie dazu mit der Maus über den Inhaltsbereich und klicken Sie auf "Absatz bearbeiten". In der Bearbeitungs-Ansicht finden Sie in jedem Absatz zusätzliche Felder, in denen Sie weitere Informationen über Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation eintragen können.
- Verfahren Sie genauso mit den weiteren Abschnitten Kontakt, Ansprechpartner und Standorte.
- Unter Ansprechpartner können Sie Ansprechpartner für verschiedene Funktionen hinzufügen.
- Vergessen Sie nicht, anschließend Ihre Änderungen zu speichern.
- Standardmäßig sind alle Apps, bis auf die Übersicht, so eingestellt, dass sie nur von Mitgliedern Ihrer Gruppe gelesen und editiert werden können. Sobald Sie Ihre Stammdaten ausgefüllt haben, empfehlen wir jedoch, dass Sie diese Seite für alle Benutzer der Plattform sichtbar machen.
- Sie können die Rechte für jede einzelne App Ihrer Gruppe separat und individuell einrichten. Klicken Sie dazu links unter "App Funktionen" auf "Zugriffsberechtigungen".
- Hier können Sie sehen, wer zur Zeit die App Stammdaten lesen, sie ändern, löschen oder konfigurieren darf. Administratoren haben die höchste Berechtigungsstufe für alle vier Optionen.
- Stellen Sie für bei Apps, die Informationen für alle Benutzer enthalten, die Lese-Berechtigung auf "Öffentlich (mit Account)" für registrierte Portalbenutzer oder auf "Öffentlich (ohne Account)" für alle , auch die nicht registrierten Besucher der Webseite. Mehr dazu im Kapitel "Rollen und Rechte".
Wenn in Ihrer Firmengruppe die App "Kompetenzen" installiert ist, können Sie dort eintragen, über welche Kompetenzen Ihr Unternehmen verfügt. Dadurch erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens im Netzwerk und werden von Akteuren der Community gefunden, die auf der Suche nach Ihren Kompetenzen sind (Diese App ist nicht in allen inno-ecos-Portalen aktiv. Fehlt sie in Ihrer Gruppe, springen Sie einfach zum nächsten Kapitel weiter).
- Wenn Sie diese App das erstemal öffnen, sieht sie noch leer aus. Klicken Sie auf "Bearbeiten", um in den Editiermodus zu gelangen (Schritt 1).
- Hier erhalten Sie die Kompetenzen zu Ihrem Fachgebiet als Baumstruktur angezeigt. Klicken Sie auf die kleinen weißen Pfeile links von den Checkboxen, um die nächste Ebene aufzuklappen.
- Wenn Sie eine Checkbox zu einer Kompetenz auf einer höheren Ebene markieren, schließt diese alle zugehörigen Kompetenzen der unteren Ebenen mit ein. Bevor Sie also eine Kompetenz auswählen, prüfen Sie, ob sich darunter noch weitere Kompetenzen befinden (Schritt 2).
- Wenn Sie alle für Ihre Organisation zutreffenden Kompetenzen angekreuzt haben, speichern Sie Ihre Auswahl (Schritt 3).
- Vergessen Sie nicht, auch für diese App den Lesezugriff für das Netzwerk freizugeben, nachdem Sie Ihr Kompetenzprofil ausgefüllt haben. Dies funktioniert ebenso wie für die App Stammdaten: siehe voriges Kapitel.
- Wenn ein Mitarbeiter Ihrer Firma das Unternehmen verlässt, möchten Sie ihn vielleicht aus Ihrer Firmengruppe entfernen. Dies tun Sie, indem Sie ihn in der Mitglieder-App aus der Gruppe entfernen (wie geht das?).
- Möchten Sie darüber hinaus den Account des Mitarbeiter portalweit auch für alle anderen Gruppen und Inhalte der Plattform sperren oder den Account des Mitarbeiters auf Carbon Connected vollständig löschen, so nutzen Sie hierzu die App "Mitarbeiter sperren / löschen" in Ihrer Firmengruppe.
- Die Spalte "Status" zeigt den Status des Gruppenmitgieds (Mitarbeiters) an. Was die Zahlen bedeuten, finden Sie oberhalb der Tabelle in der Status-Legende.
- Wenn Sie einen Mitarbeiter sperren, indem Sie in der entsprechenden Zeile auf "Sperren" klicken, erscheint der Mitarbeiter in einer separaten Tabelle unterhalb mit dem Titel "Deaktivierte Benutzer".
- Sie können einen gesperrten / deaktivierten Mitarbeiter wieder entsperren und so sein Profil reaktivieren.
- Wenn Sie einen Mitarbeiter löschen, wird sein Account für die gesamte Plattform gelöscht und kann nicht mehr verwendet werden. Der Mitarbeiter verliert damit alle bisherigen Berechtigungen und Mitgliedschaften in allen Gruppen auf der Plattform.
- Möchte ein Mitarbeiter nach der Löschung seines Accounts weiter auf der Plattform arbeiten, so muss er sich ganz neu registrieren und sein Profil erneut anlegen.
Informationen zur Mitglieder-App finden Sie im Kapitel "Gruppen/Mitglieder Hilfe".
Die Autoadd Mitarbeiter-App ist so vorkonfiguriert, dass Mitarbeiter Ihrer Organisation automatisch Ihrer Firmengruppe als Mitglieder zugeordnet werden, wenn sie sich im Portal mit ihrer Firmen-E-Mail-Adresse registrieren. Voraussetzung dafür ist, dass
- die Checkbox in der App aktiviert ist (siehe 1. im Screenshot) und dass
- die Domain der E-Mail-Adresse, mit der sich der Mitarbeiter anmeldet, in der Liste der E-Mail-Domains enthalten ist (siehe 2., Textfeld). Mit "E-Mail-Domain" bezeichnen wir einen Eintrag vom Format "@IhreFirma.com".
Autoadd Mitarbeiter deaktivieren
Sie haben die Möglichkeit, diesen Automatismus zu deaktivieren, indem Sie das Häkchen in der Chekbox entfernen und auf "Änderungen beantragen" klicken. Im Fall der Deaktivierung wird diese sofort gespeichert.
Domains ändern oder neue Domains hinzufügen
- Wenn Sie in Ihrer Organisation andere E-Mail-Domains verwenden, so können Sie diese im Textfeld "Liste der E-Mail-Domains" hinzufügen (siehe 2. im Screenshot). Mehrere Adressen trennen Sie mit einem Semikolon.
- Klicken Sie anschließend auf "Änderung beantragen" (siehe 3.). Der Portal-Administrator erhält eine Benachrichtigung mit den von Ihnen gewünschten Änderungen. Er wird diese prüfen und dann freigeben, wenn die Domains Ihrer Organisation zuordbar sind. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um zu verhindern, dass hier beliebige, firmenfremde Domains eingetragen werden.
Ausführen-Button
Ein Klick auf den Button "Ausführen" (Schritt 4.) bewirkt, dass das System prüft, ob es noch registrierte Benutzer gibt, die eine E-Mail-Adresse mit einer der gelisteten Domains besitzen und noch nicht Mitglied der Gruppe sind. Ist dies der Fall, werden diese Benutzer automatisch der Gruppe als Mitglied hinzugefügt. Als Administrator erhalten Sie anschließend eine E-Mail mit der Benachrichtigung, wieviele Benutzer Ihrer Gruppe automatisch hinzugefügt wurden.
